BẢN TIN PHÁP LUẬT SỐ 11/2024
CHỦ ĐỀ: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ
THEO QUY ĐỊNH CỦA ĐHQG-TP.HCM
Với mục tiêu đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, Quyết định số 1667/QĐ-ĐHQG đã được Đại học Quốc gia ban hành ngày 20/12/2021, dựa trên Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Văn bản này quy định chi tiết về quản lý hoạt động hội nghị, hội thảo quốc tế nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển trong đào tạo và nghiên cứu khoa học của các đơn vị thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHQG-HCM). Mới đây, Quyết định số 417/QĐ-ĐHQG cũng đã được ban hành ngày 04/05/2024 nhằm sửa đổi, bổ sung một số quy định cũ, góp phần đơn giản hóa công tác đăng ký hội thảo, hội nghị quốc tế trong hệ thống ĐHQG-HCM.
Là một trong những trường đại học thành viên của ĐHQG-HCM, Trường Đại học Kinh tế - Luật có nhiều hoạt động hội thảo quốc tế được tổ chức hàng năm, tập trung vào các lĩnh vực kinh tế, kinh doanh và luật. Những sự kiện này không chỉ thu hút sự tham gia của các học giả, chuyên gia trong nước và quốc tế mà còn là cơ hội thúc đẩy hợp tác nghiên cứu, giảng dạy liên ngành. Do đó, việc tuân thủ các quy định của Quyết định số 1667/QĐ-ĐHQG và cập nhật các quy định mới được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định số 417/QĐ-ĐHQG là vô cùng quan trọng để đảm bảo các hội thảo được tổ chức một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, góp phần nâng cao vị thế của nhà trường trong khu vực và quốc tế.
I. Cơ sở pháp lý của việc ban hành quy định
- Luật Giáo dục đại học số 08/2012/QH13 ngày 18/6/2012 của Quốc hội.
- Luật số 34/2018/QH14 ngày 19/11/2018 của Quốc hội sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo dục đại học.
- Nghị định số 186/2013/NĐ-CP ngày 17/11/2013 của Chính phủ về Đại học quốc gia.
- Quyết định số 26/2014/QĐ-TTg ngày 26/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Đại học quốc gia và các cơ sở giáo dục đại học thành viên.
- Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
II. Quy định về công tác tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong Quyết định số 1667/QĐ-ĐHQG ngày 20/12/2021 được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định số 417/QĐ-ĐHQG ngày 04/5/2024 của Giám đốc ĐHQG – TP.HCM
1. Hồ sơ đề nghị phê duyệt hội nghị, hội thảo quốc tế
Hồ sơ đề nghị phê duyệt hội nghị, hội thảo quốc tế (HNHTQT) được xem là tài liệu quan trọng, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định trong quá trình tổ chức các sự kiện quốc tế. Được quy định tại Khoản 3, Điều 6, Quyết định số 1667/QĐ-ĐHQG, theo đó, Hồ sơ phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm 1 bản gốc và 2 bản sao, đồng thời tất cả các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải có bản dịch tiếng Việt kèm theo. Các thành phần chính của hồ sơ bao gồm:
Thứ nhất, văn bản đề nghị phê duyệt tổ chức HNHTQT theo Mẫu số 01, do đơn vị tổ chức lập và trình lên cơ quan có thẩm quyền. Đây là tài liệu mở đầu, thể hiện nguyện vọng và mục tiêu tổ chức sự kiện.
Thứ hai, đề án tổ chức HNHTQT theo Mẫu số 02, trong đó cần nêu rõ các nội dung quan trọng: lý do và mục đích của hội nghị, hội thảo; thông tin cụ thể về sự kiện (như thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia); nội dung chi tiết chương trình làm việc; các hoạt động bên lề (nếu có, cần ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung); kế hoạch tuyên truyền để quảng bá sự kiện; và nguồn kinh phí tổ chức nhằm đảm bảo tính khả thi của hoạt động.
Thứ ba, văn bản đồng ý từ chủ trương cho phép đăng cai tổ chức HNHTQT, nếu có. Đây là cơ sở để chứng minh sự ủng hộ từ các cấp quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai các bước tiếp theo.
Thứ tư, lý lịch trích ngang của các diễn giả tham gia trình bày hoặc thảo luận tại HNHTQT, được lập theo Mẫu số 05. Tài liệu này giúp thẩm định về năng lực, uy tín và chuyên môn của các diễn giả, giúp nâng cao chất lượng và giá trị học thuật của hội nghị, hội thảo.
Các hồ sơ trên được đơn vị tổ chức chuẩn bị đầy đủ và gửi về Ban Đối ngoại và Phát triển Dự án của Đại học Quốc gia TP.HCM trước ít nhất 30 ngày so với ngày dự kiến (Khoản 3, Điều 6). Đây được coi là bước đăng ký tổ chức của các đơn vị với Đại học Quốc gia. Sau khi hồ sơ đăng ký được xác nhận là hợp lệ, thủ tục phê duyệt sẽ được tiến hành. Lúc này, các ban chuyên môn như Ban Đối ngoại và Phát triển Dự án (ĐN&PTDA), Ban Khoa học và Công nghệ (KH&CN) sẽ phối hợp thẩm định nội dung hồ sơ và đưa ra ý kiến. Cuối cùng, Giám đốc ĐHQG-HCM sẽ xem xét và ký phê duyệt dựa trên ý kiến tổng hợp từ các ban chức năng.
Việc thực hiện thủ tục phê duyệt sau thủ tục đăng ký có ý nghĩa quan trọng trong quản lý và tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Trước hết, thứ tự này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, mọi sự kiện phải được đăng ký và thẩm định rõ ràng trước khi được phép tổ chức. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo sự kiện được tổ chức theo đúng quy định. Thứ hai, nó tăng cường tính chủ động và hiệu quả quản lý, khi thủ tục đăng ký cung cấp thông tin chi tiết để cơ quan quản lý có cơ sở kiểm tra và thẩm định, cùng với đó, thủ tục phê duyệt chỉ được thực hiện khi đảm bảo các sự kiện đã qua kiểm tra kỹ lưỡng trước khi triển khai.
2. Quy trình cấp phép tổ chức HNHTQT đối với các đơn vị thành viên
Quy trình cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại các đơn vị thành viên trực thuộc Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh được quy định tại Khoản 1, Điều 6, Quyết định số 1667/QĐ-ĐHQG với 5 bước chặt chẽ, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả quản lý:
Bước đầu tiên, Các đơn vị thành viên, với vai trò là đơn vị tổ chức, cần lập bộ hồ sơ đầy đủ và chi tiết theo quy định tại Khoản 3 Điều 6 của Quyết định. Hồ sơ này phải được nộp trước ít nhất 30 ngày so với ngày dự kiến tổ chức để đảm bảo thời gian xử lý.
Bước thứ hai, Ban Đối ngoại và Phát triển Dự án của Đại học Quốc gia TP.HCM (ĐN&PTDA) tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, Ban ĐN&PTDA sẽ lập biên bản nhận hồ sơ và chuyển sang bước tiếp theo. Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Ban ĐN&PTDA sẽ hướng dẫn nhà trường bổ sung hoặc chỉnh sửa tài liệu để hoàn thiện đúng quy định.
Bước thứ ba, Ban ĐN&PTDA gửi hồ sơ thẩm định tới Ban Khoa học và Công nghệ (KH&CN) trong vòng 7 ngày. Ban KH&CN sẽ phản hồi ý kiến trực tiếp nếu nội dung hồ sơ phù hợp. Đối với hồ sơ cần tham vấn ý kiến chuyên gia, cơ quan quản lý nhà nước hoặc các tổ chức liên quan, Ban KH&CN sẽ thực hiện quy trình này trong thời hạn tối đa 14 ngày. Nếu nội dung cần thẩm định chuyên sâu, Ban KH&CN phối hợp với Ban ĐN&PTDA để lấy ý kiến từ các cơ quan bên ngoài ĐHQG-HCM. Trường hợp hồ sơ không phù hợp, Ban KH&CN sẽ đưa ra ý kiến từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước thứ tư, sau khi nhận được ý kiến thẩm định từ Ban KH&CN, trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận được ý kiến nhận xét của Ban KH&CN, Ban ĐN&PTDA sẽ tổng hợp toàn bộ nội dung, lập tờ trình và gửi Giám đốc Đại học Quốc gia TP.HCM để xin ý kiến chỉ đạo.
Bước cuối cùng, dựa trên ý kiến chỉ đạo từ Giám đốc ĐHQG-HCM, Ban ĐN&PTDA thực hiện soạn thảo văn bản trả lời. Văn bản này sau khi được Giám đốc ký duyệt sẽ được gửi chính thức tới các đơn vị thành viên hoặc các đơn vị liên quan trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày nhận phê duyệt từ Giám đốc.
3. Chế độ báo cáo hoạt động tổ chức HNHTQT
Chế độ báo cáo trong tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế được quy định tại Điều 8, Quyết định số 1667/QĐ-ĐHQG nhằm đảm bảo công tác giám sát và tổng hợp thông tin từ các đơn vị thành viên.
Hằng năm, trước ngày 30 tháng 11, các đơn vị thành viên phải xây dựng kế hoạch tổ chức các HNHTQT cho năm tiếp theo và gửi về Ban ĐN&PTDA của Đại học Quốc gia TP.HCM.
Sau khi hội nghị, hội thảo kết thúc, trong vòng 15 ngày, các đơn vị thành viên có trách nhiệm lập báo cáo kết quả theo Mẫu số 03 và gửi tới Ban ĐN&PTDA cùng các đơn vị liên quan. Báo cáo này bao gồm nội dung hội nghị, hội thảo và các kết quả đạt được. Ngoài ra, các đơn vị thành viên cũng phải thực hiện báo cáo tổng hợp tình hình tổ chức, quản lý HNHTQT theo Mẫu số 04 vào hai thời điểm: ngày 30 tháng 6 và ngày 30 tháng 11 hằng năm. Các báo cáo này được Ban ĐN&PTDA tổng hợp để gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Ngoại giao.
Thời gian chốt số liệu báo cáo 6 tháng tính từ ngày 15 tháng 12 năm trước kỳ báo cáo đến ngày 15 tháng 6 của kỳ báo cáo; báo cáo cả năm tính từ ngày 15 tháng 12 năm trước kỳ báo cáo đến ngày 14 tháng 12 của kỳ báo cáo.
4. Điểm mới trong Quy định về đăng ký kế hoạch tổ chức HNHTQT theo Quyết định số 417/QĐ-ĐHQG
Quy định về Đăng ký kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Quyết định số 417/QĐ-ĐHQG đã có sự điều chỉnh đáng kể so với quy định cũ, nhằm cải thiện quy trình đăng ký tổ chức, tăng cường tính minh bạch và hiệu quả quản lý.
Theo quy định cũ tại Điều 7, việc đăng cai tổ chức HNHTQT tập trung vào từng sự kiện cụ thể, yêu cầu đơn vị tổ chức lấy ý kiến của người có thẩm quyền và các cơ quan liên quan theo quy định tại Điều 5 và Điều 6. Hồ sơ xin chủ trương phải nêu rõ lý do, mục đích, chủ đề, thành phần tham dự và nguồn kinh phí. Sau khi được phê duyệt chủ trương, đơn vị tổ chức mới tiến hành xây dựng Đề án và xin phép tổ chức sự kiện. Quy định này mặc dù phù hợp với nhu cầu thực tế, nhưng lại thiếu tính đồng bộ trong việc lập kế hoạch tổng thể cho các hoạt động HNHTQT hàng năm, dẫn đến sự bị động và khó khăn trong điều phối.
Quyết định số 417/QĐ-ĐHQG đã thay đổi cách tiếp cận, tại Điều 6, quy định đưa ra yêu cầu xây dựng kế hoạch tổ chức HNHTQT hàng năm thay vì chỉ tập trung vào từng sự kiện riêng lẻ. Cụ thể, các đơn vị thành viên và đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia TP.HCM phải lập kế hoạch tổ chức các HNHTQT dự kiến trong năm tiếp theo theo Mẫu số 1a, gửi về ĐHQG-HCM trước ngày 30 tháng 11 để được xem xét và phê duyệt chủ trương. Kế hoạch này giúp các đơn vị chủ động hơn trong việc sắp xếp, phối hợp và quản lý các sự kiện, đồng thời tăng cường sự đồng bộ với chiến lược tổng thể của ĐHQG-HCM.
Bên cạnh đó, quy định mới vẫn linh hoạt xử lý các sự kiện phát sinh ngoài kế hoạch. Theo đó, đơn vị tổ chức phải lập hồ sơ đăng ký theo Mẫu số 1b và nộp ít nhất 90 ngày trước ngày dự kiến tổ chức để được xem xét phê duyệt. Điều này đảm bảo tính kịp thời trong xử lý các sự kiện bất ngờ nhưng vẫn duy trì tính chặt chẽ trong quy trình quản lý.
Những điều chỉnh này mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Việc chuyển đổi từ đăng cai từng sự kiện sang xây dựng kế hoạch tổng thể giúp tăng tính chủ động, tránh tình trạng bị động và chồng chéo trong tổ chức. Đồng thời, quy định mới còn giúp ĐHQG-HCM và các đơn vị trực thuộc phối hợp hiệu quả hơn trong việc lập kế hoạch, theo dõi và đánh giá tình hình tổ chức HNHTQT. Ngoài ra, việc đưa ra mốc thời gian và quy trình cụ thể cũng góp phần đảm bảo tính minh bạch và hợp lý, giúp nâng cao chất lượng quản lý và tổ chức các hội thảo, hội nghị quốc tế, phù hợp với yêu cầu hội nhập và phát triển trong bối cảnh toàn cầu hóa.
III. Kết luận
Trường Đại học Kinh tế - Luật luôn xem công tác tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là một trong những hoạt động quan trọng nhằm thúc đẩy hợp tác nghiên cứu, giảng dạy và khẳng định uy tín học thuật trên trường quốc tế. Việc tuân thủ Quyết định số 1667/QĐ-ĐHQG và nắm bắt những điểm mới được sửa đổi, bổ sung của Quyết định số 417/QĐ-ĐHQG đã và đang giúp nhà trường nâng cao tính chủ động, chuẩn hóa quy trình và đảm bảo sự minh bạch trong tổ chức. Đây là cơ sở quan trọng để Trường Đại học Kinh tế - Luật tiếp tục vươn xa, góp phần xây dựng vị thế vững chắc trong hệ thống giáo dục đại học khu vực và quốc tế, đáp ứng kỳ vọng của ĐHQG-HCM trong việc phát triển thành trung tâm nghiên cứu và hợp tác hàng đầu.